Quy trình, thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025 chuẩn

Nếu bạn dự định xuất khẩu lao động sang Nhật Bản trong năm 2025, việc nắm rõ quy trình và thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là yếu tố không thể thiếu. Hiểu rõ các thủ tục này không chỉ giúp bạn chuẩn bị kỹ lưỡng cho công việc mà còn đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý của cả Việt Nam và Nhật Bản.

Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về quy trình cũng như thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản, hỗ trợ bạn chuẩn bị một cách chính xác và hiệu quả nhất cho hành trình làm việc tại xứ sở hoa anh đào. Đừng bỏ lỡ cơ hội tìm hiểu những thông tin quan trọng về thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản để khởi đầu thuận lợi cho tương lai.

1. Đối tượng có thể đi xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025

Để tham gia chương trình lao động tại Nhật Bản, người lao động cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản và chuẩn bị đầy đủ thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản. Các yêu cầu cơ bản bao gồm:

• Độ tuổi: Nam và nữ từ 18 đến 35 tuổi.
• Chiều cao và cân nặng: Nam phải có chiều cao từ 160 cm trở lên, cân nặng từ 50 kg trở lên; nữ có chiều cao từ 148 cm trở lên và cân nặng từ 40 kg trở lên.
• Sức khỏe: Người lao động phải có sức khỏe tốt, không mắc các bệnh truyền nhiễm hay các bệnh lý nghiêm trọng như HIV, và không có dị tật bẩm sinh.
• Trình độ học vấn: Tốt nghiệp ít nhất cấp trung học cơ sở (THCS).
• Lịch sử tham gia chương trình: Người tham gia chưa từng tham gia chương trình thực tập sinh kỹ năng tại Nhật Bản và chưa từng xin visa vào Nhật Bản.

Đồng thời, người lao động cần phải hoàn tất các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản như hồ sơ xin visa và hợp đồng lao động để có thể tham gia chương trình. Việc hiểu rõ thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là yếu tố quan trọng giúp quá trình xuất cảnh diễn ra thuận lợi.

Xem thêm: Chi phí học tiếng Nhật đi xuất khẩu lao động bao nhiêu tiền?

2. Quy trình và thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025

Nếu bạn đang muốn làm việc tại Nhật Bản, quy trình thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là bước quan trọng giúp bạn chuẩn bị mọi thứ thật chu đáo. Dưới đây là các bước chi tiết của thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản để bạn dễ dàng hình dung quá trình tham gia chương trình và đảm bảo tất cả các yêu cầu được hoàn thành đúng cách.

Bước 1: Tìm hiểu và sơ tuyển đơn hàng

Trước khi tham gia phỏng vấn các đơn hàng làm việc tại Nhật Bản, bạn cần phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản về sức khỏe, chiều cao, cân nặng. Trong giai đoạn này, bạn sẽ được đội ngũ tư vấn của TRAMINCO hướng dẫn về thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản, bao gồm việc đo lường các chỉ số sức khỏe và phỏng vấn để đánh giá quá trình học tập cũng như kinh nghiệm làm việc. Điều này giúp công ty tuyển chọn ứng viên phù hợp với các công việc tại Nhật Bản.

Bước 2: Khám sức khỏe

Khám sức khỏe là một bước cực kỳ quan trọng trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản. Nếu bạn vượt qua bước sơ tuyển, công ty sẽ sắp xếp cho bạn khám sức khỏe tổng quát tại bệnh viện đối tác. Đây là điều kiện tiên quyết để bạn tiếp tục tham gia chương trình.

Lưu ý: Để có kết quả khám tốt, bạn nên tránh các thực phẩm như đồ cay nóng, bia rượu, nước ngọt có ga, hạn chế hút thuốc và vận động nhẹ nhàng trước khi đi khám.

Bước 3: Hoàn thiện hồ sơ đăng ký

Khi bạn đã đủ điều kiện về sức khỏe, bước tiếp theo trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là hoàn thiện các giấy tờ cần thiết. Đội ngũ nhân viên của TRAMINCO sẽ hướng dẫn bạn chi tiết trong việc chuẩn bị và hoàn thiện các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản, giúp bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để bước vào quá trình phỏng vấn và ký hợp đồng với các đối tác Nhật Bản.

Bước 4: Đào tạo trước tuyển dụng

Khi bạn đã đáp ứng đầy đủ các yêu cầu và sẵn sàng cho công việc tại Nhật Bản, bước tiếp theo trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là tham gia đào tạo để chuẩn bị tốt nhất cho quá trình tuyển dụng. TRAMINCO sẽ giúp bạn tự tin hơn trong quá trình phỏng vấn với nhà tuyển dụng và vượt qua các bài thi thể lực, khéo tay.

Bạn sẽ được hướng dẫn cách thể hiện tác phong làm việc chuyên nghiệp, cách chào hỏi bằng tiếng Nhật, cũng như luyện tập những câu hỏi phỏng vấn phổ biến. Điều này giúp bạn tạo ấn tượng mạnh mẽ và chuẩn bị tinh thần tốt nhất khi đối diện với nhà tuyển dụng.

Bước 5: Tham gia thi tuyển đơn hàng

Khi tham gia thi tuyển đơn hàng, bạn sẽ trải qua một loạt các bài kiểm tra, bao gồm IQ, toán học, khả năng khéo tay, thể lực và một số bài kiểm tra khác. Sau đó, bạn sẽ tham gia phỏng vấn trực tiếp với nhà tuyển dụng Nhật Bản, nơi sẽ có phiên dịch viên hỗ trợ.

Việc thể hiện tốt trong các bài thi, thái độ cầu thị, tác phong làm việc và sự tự tin trong quá trình phỏng vấn sẽ quyết định sự thành công của bạn. Các nhà tuyển dụng Nhật Bản sẽ đánh giá bạn dựa trên kết quả thi tuyển và ấn tượng từ buổi phỏng vấn để lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất. Đây là một phần quan trọng trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản mà bạn cần chuẩn bị kỹ càng.

Bước 6: Hoàn thiện thủ tục hành chính

Chúc mừng bạn đã vượt qua vòng phỏng vấn và được chấp nhận làm việc tại Nhật Bản! Ngay sau khi có thông báo trúng tuyển, bạn sẽ nhận được bộ hồ sơ để hoàn thiện các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản tại địa phương.

Lưu ý quan trọng:

• Bạn cần nộp đầy đủ và đúng hạn các hồ sơ yêu cầu, bao gồm hộ chiếu, các giấy tờ tài chính, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, xác nhận nhân sự hoặc thân nhân nếu cần, theo yêu cầu của công ty.
• Nếu chưa khám sức khỏe tổng thể hoặc kết quả đã hết hạn, bạn sẽ được công ty sắp xếp khám sức khỏe lại.
• Thông tin chi tiết về kế hoạch nộp thủ tục và đào tạo sẽ được công ty thông báo rõ trong bản “Thông báo trúng tuyển”.

Đây là bước quan trọng trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản, giúp bạn hoàn tất mọi thủ tục để chuẩn bị xuất cảnh.

Bước 7: Đào tạo sau trúng tuyển

Sau khi trúng tuyển, bạn sẽ được tập trung tại Trung tâm đào tạo TRAMINCO để tham gia khóa đào tạo chuyên sâu, là một phần quan trọng trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản. Thời gian đào tạo có thể thay đổi tùy thuộc vào yêu cầu của từng đơn hàng.

Tại trung tâm, bạn sẽ được học tiếng Nhật từ cơ bản đến nâng cao để giao tiếp hiệu quả khi làm việc tại Nhật Bản. Đồng thời, bạn sẽ được đào tạo chuyên môn tay nghề để đáp ứng các yêu cầu công việc. Đặc biệt, khóa đào tạo không chỉ giúp bạn nâng cao kỹ năng chuyên môn mà còn cung cấp kiến thức về văn hóa Nhật Bản, giúp bạn dễ dàng hòa nhập với môi trường làm việc và sinh hoạt tại đất nước này.

Những trải nghiệm thực tế tại trung tâm sẽ giúp bạn tự tin và sẵn sàng cho cuộc sống mới, đồng thời đây cũng là một bước quan trọng trong quá trình hoàn thành thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản.

Bước 8: Xin tư cách lưu trú và visa

Trong suốt quá trình đào tạo, TRAMINCO sẽ hỗ trợ bạn ký hợp đồng lao động và tiến hành các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản để xin tư cách lưu trú tại Nhật Bản. Sau khi bạn có tư cách lưu trú, công ty sẽ lo toàn bộ thủ tục xin visa, giúp bạn không phải lo lắng về các vấn đề hành chính. Bạn chỉ cần tập trung vào việc học và chuẩn bị tinh thần cho công việc sắp tới. Đây là một phần không thể thiếu trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản, giúp bạn chính thức chuẩn bị cho hành trình làm việc tại Nhật Bản.

Bước 9: Chuẩn bị trước khi xuất cảnh

Trước ngày lên đường, bạn sẽ nhận được hướng dẫn chi tiết về các thủ tục cần chuẩn bị và danh sách đồ dùng cần mang theo. Một phần quan trọng trong thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản là đảm bảo bạn mang đầy đủ những vật dụng cần thiết nhưng tránh mang các món đồ không được phép, như thực phẩm, thuốc men, và những đồ dùng không phù hợp với quy định của Nhật Bản. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp chuyến bay và quá trình nhập cảnh diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm: Hồ sơ, thủ tục đăng ký xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025 gồm những gì?

Bước 10: Hoàn thiện thủ tục xuất cảnh

Sau khi đã có tư cách lưu trú tại Nhật Bản, công ty sẽ hướng dẫn bạn hoàn thiện các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản cuối cùng để sẵn sàng xuất cảnh. Đây là bước quan trọng giúp bạn chuẩn bị tốt cho hành trình làm việc tại xứ sở hoa anh đào.

Các bước cần thực hiện bao gồm:

• Khám sức khỏe tổng thể: Đảm bảo bạn vẫn đủ điều kiện sức khỏe để làm việc tại Nhật Bản.
• Ký kết các giấy tờ cần thiết: Hoàn tất các hợp đồng, cam kết và giấy tờ liên quan đến quá trình xuất cảnh.
• Hoàn thành nghĩa vụ tài chính: Thanh toán các khoản chi phí nếu có và thực hiện gửi tiền vào tài khoản ngân hàng.
• Gặp mặt và hướng dẫn: Bạn sẽ được gặp mặt để nghe các chỉ dẫn chi tiết về công việc và cuộc sống tại Nhật, trong đó có thể mời người thân tham gia.
• Thủ tục xuất cảnh tại sân bay: Hoàn tất các bước cần thiết tại sân bay để chuẩn bị lên chuyến bay sang Nhật Bản.

Bước 11: Xuất cảnh sang Nhật làm việc

Sau khi đến Nhật Bản, nghiệp đoàn sẽ cử cán bộ hỗ trợ bạn trong việc hòa nhập với môi trường làm việc và sinh sống. Các chuyên gia Nhật Bản sẽ giúp bạn làm quen với công việc mới, hướng dẫn về máy móc, thiết bị và các biện pháp an toàn khi làm việc. Điều này sẽ giúp bạn nhanh chóng thích nghi và phát huy hiệu quả công việc.

Quá trình này cũng liên quan đến các thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản cuối cùng, đảm bảo bạn có sự hỗ trợ đầy đủ để bắt đầu công việc thuận lợi tại Nhật.

Bước 12: Trở về nước và thanh lý hợp đồng

Khi kết thúc hợp đồng và trở về Việt Nam, bạn cần đến công ty để thanh lý hợp đồng. Quá trình này sẽ được thực hiện vào các ngày thứ 3 và thứ 5 hàng tuần. Để hoàn tất thủ tục thanh lý hợp đồng, bạn cần mang theo những giấy tờ sau:

• Hộ chiếu
• Thẻ ngoại kiều
• Hợp đồng gửi tiền ngân hàng (nếu có).

Sau khi hoàn tất các thủ tục thanh lý, bạn có thể trở về với những kinh nghiệm quý báu và những thành tựu đạt được trong suốt thời gian làm việc tại Nhật Bản.

Xem thêm: Đi xuất khẩu lao động có phải đi nghĩa vụ quân sự không?

3. Hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025 gồm những gì?

3.1. Giấy khám sức khỏe đạt chuẩn

Một trong những yêu cầu quan trọng khi xuất khẩu lao động sang Nhật Bản là bạn phải có giấy khám sức khỏe hợp lệ. Giấy chứng nhận này phải được cấp bởi các bệnh viện đủ điều kiện, đảm bảo rằng bạn đủ sức khỏe để làm việc ở môi trường quốc tế. Giấy khám sức khỏe sẽ xác nhận bạn không mắc các bệnh truyền nhiễm hay các bệnh lý nghiêm trọng ảnh hưởng đến công việc.

3.2. Bản Sơ yếu lý lịch xuất khẩu lao động Nhật Bản (Hồ sơ xin việc)

Sơ yếu lý lịch là một phần không thể thiếu trong hồ sơ đăng ký xuất khẩu lao động. Bạn có thể mua mẫu sơ yếu lý lịch tại các cửa hàng văn phòng phẩm trên toàn quốc. Khi điền vào, cần đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và khớp với dữ liệu trong sổ hộ khẩu. Đặc biệt, cần có dấu xác nhận từ chính quyền địa phương để xác thực thông tin.

• Số lượng yêu cầu: 1-2 bản

Lưu ý: Lý lịch phải được điền một cách chính xác và không có tẩy xóa.

3.3. Giấy xác nhận nhân sự

Giấy xác nhận nhân sự là một loại giấy tờ quan trọng giúp chứng minh rằng bạn không có tiền án tiền sự, không vi phạm pháp luật. Đây là một yêu cầu bắt buộc đối với những lao động muốn tham gia chương trình xuất khẩu lao động Nhật Bản. Nếu bạn có bất kỳ tiền án tiền sự nào, bạn sẽ không đủ điều kiện tham gia chương trình này. Giấy xác nhận này sẽ được cấp bởi cơ quan chức năng tại nơi bạn cư trú.

3.4. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân

Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là một yêu cầu quan trọng trong hồ sơ xuất khẩu lao động Nhật Bản. Tùy vào tình trạng hôn nhân của bạn, giấy xác nhận sẽ được cấp bởi chính quyền địa phương nơi bạn cư trú.

• Nếu bạn đã kết hôn, bạn cần photo công chứng giấy đăng ký kết hôn.
• Nếu bạn đã ly hôn, bạn cần photo công chứng giấy xác nhận ly hôn từ tòa án.
• Số lượng yêu cầu: 01 bản chính

3.5. Giấy khai sinh, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu công chứng

Để hoàn thiện hồ sơ, bạn cần chuẩn bị và công chứng các giấy tờ sau:

• Giấy khai sinh
• Chứng minh nhân dân (CMND): Chứng minh nhân dân cần photo trên cùng một mặt giấy, rõ ràng, không bị mờ hay nhòe.
• Sổ hộ khẩu: Cần photo rõ nét và công chứng đầy đủ.
• Lưu ý: Tất cả các giấy tờ photo cần đảm bảo chất lượng rõ nét, không có vết mực in hoặc bị nhòe.
• Số lượng yêu cầu: Mỗi loại giấy tờ yêu cầu 01 bản chính photo công chứng.

3.6. Bằng tốt nghiệp

Nếu bạn đã hoàn thành các cấp học như THCS, THPT, Trung cấp, Cao đẳng, hoặc Đại học, bạn cần photo và công chứng bản sao bằng tốt nghiệp. Sau đó, mang đến UBND xã/phường nơi bạn đang cư trú để xác nhận.

• Lưu ý: Nếu bạn vừa tốt nghiệp cấp 3 (THPT) và chưa có bằng chính thức, bạn có thể nộp giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời thay thế.
• Số lượng yêu cầu: 01 bản chính đã công chứng

3.7. Ảnh hồ sơ đi Nhật

Để hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng và thuận lợi trong quy trình thủ tục, việc chuẩn bị các loại ảnh theo đúng yêu cầu là rất quan trọng. Dưới đây là các kích thước ảnh cần thiết mà bạn phải chuẩn bị:

• 12 ảnh 4×6
• 12 ảnh 3×4
• 06 ảnh 3.5×4.5
• 06 ảnh 4.5×4.5
• 06 ảnh 3.5×3.5

Lưu ý:

• Ảnh cần có nền trắng và bạn phải mặc áo sơ mi trắng.
• Tóc phải gọn gàng, nam giới cần thắt cà vạt khi chụp ảnh.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại ảnh theo yêu cầu không chỉ giúp hồ sơ của bạn được xử lý nhanh chóng mà còn thể hiện sự nghiêm túc và chuyên nghiệp trong quá trình xin việc hoặc tham gia các chương trình xuất khẩu lao động Nhật Bản.

3.8. Đơn tự nguyện và khai form thông tin

Form thông tin và đơn tự nguyện đã được chuẩn bị sẵn tại công ty. Bạn chỉ cần điền đầy đủ thông tin vào các mẫu đơn và ký xác nhận để hoàn tất hồ sơ.

Xem thêm: Năm 2025 đi xuất khẩu lao động Nhật Bản cần những gì?

4. Hướng dẫn chọn công ty xuất khẩu lao động Nhật Bản uy tín

Việc tìm hiểu về quy trình xuất khẩu lao động Nhật Bản là điều cần thiết, nhưng một yếu tố quan trọng không kém là lựa chọn công ty xuất khẩu lao động uy tín. Điều này giúp bạn tránh khỏi những rủi ro bị lừa đảo và đảm bảo chuyến đi làm việc tại Nhật Bản của bạn suôn sẻ, an toàn. Dưới đây là những tiêu chí giúp bạn chọn công ty đáng tin cậy:

4.1. Công ty có giấy phép hoạt động hợp pháp

Tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất khi chọn công ty xuất khẩu lao động là phải chắc chắn rằng công ty đó có giấy phép hoạt động hợp pháp. Công ty cần có đầy đủ các chứng chỉ pháp lý và được cấp phép trong lĩnh vực đưa người lao động ra nước ngoài làm việc. Bạn có thể kiểm tra thông tin này qua website của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (dolab.gov.vn) hoặc yêu cầu công ty cung cấp giấy phép hoạt động để xác nhận tính hợp pháp.

4.2. Công ty có kinh nghiệm lâu năm trong ngành XKLĐ

Một công ty xuất khẩu lao động uy tín và chất lượng thường có kinh nghiệm lâu năm trong việc hợp tác với các đối tác Nhật Bản. Các công ty này đã xây dựng được mối quan hệ bền vững và đáng tin cậy với các doanh nghiệp tại Nhật, đồng thời có khả năng giúp đỡ lao động Việt Nam dễ dàng hòa nhập vào môi trường làm việc mới.

Thực tế, để duy trì sự hợp tác lâu dài với các đối tác Nhật Bản, công ty phải trải qua một quá trình xây dựng uy tín và chứng minh năng lực. Vì vậy, một công ty có kinh nghiệm nhiều năm trong ngành XKLĐ là sự lựa chọn lý tưởng cho bạn.

4.3. Đánh giá và phản hồi từ những lao động đã từng đi

Ngoài các tiêu chí về pháp lý và kinh nghiệm, bạn cũng nên tìm kiếm những đánh giá từ những lao động đã từng sử dụng dịch vụ của công ty. Những phản hồi này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về chất lượng dịch vụ, quy trình làm việc và sự chăm sóc của công ty đối với các ứng viên. Bạn có thể tham khảo từ các diễn đàn, mạng xã hội, hoặc trực tiếp hỏi những người đã từng đi làm việc tại Nhật Bản qua công ty đó.

4.4. Công ty cung cấp thông tin rõ ràng và minh bạch

Một công ty uy tín luôn đảm bảo cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về chi phí, các điều kiện làm việc tại Nhật Bản, quyền lợi của người lao động, cũng như các quy định trong hợp đồng. Tránh những công ty mập mờ về chi phí hoặc không cung cấp đủ thông tin cho ứng viên.

Lựa chọn đúng công ty xuất khẩu lao động sẽ là nền tảng giúp bạn có một chuyến đi suôn sẻ và mang lại những cơ hội tốt nhất tại Nhật Bản.

Kết luận, quy trình và thủ tục xuất khẩu lao động Nhật Bản 2025 có thể không đơn giản nhưng nếu bạn tuân thủ đúng các bước và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, mọi việc sẽ trở nên suôn sẻ. Việc lựa chọn công ty uy tín, chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu sẽ giúp bạn tự tin hơn khi làm việc tại Nhật Bản.